記録
「記録」（record）は、ISO14001:2004（JISQ 14001:2004）において、以下のように定義されています。
「達成した結果を記述した，又は実施した活動の証拠を提供する文書」(3.20項）
参考 JIS Q 9000:2000，3.7.6 から部分的に採用。
なおISO9000:2005（JISQ9000:2006）では、同じですが以下のようび定義されています。
「達成した結果を記述した，又は実施した活動の証拠を提供する文書。
注記1： 記録は，例えば，次のために使用されることがある。
－ トレーサビリティを文書にする。
－ 検証，予防処置及び是正処置の証拠を提供する。
注記2 ：通常，記録の改訂管理を行う必要はない。
記録は、文書の一種ということになりますが、ＥＭＳの達成した結果を記述した、または実施した活動の証拠を提供するものを記録として管理するように要求しています。記録として管理されているものが、ＥＭＳで有効な記録ということになります。
またどの範囲で記録を残せば要求にある“実証”を示せるかについては，組織が考慮することが必要です。
ISO14001:2004規格が求めている記録に関する要求は以下の通り。
組織は，組織によって特定された著しい環境影響の原因となる可能性をもつ作業を組織で実施する又は組織のために実施するすべての人が，適切な教育，訓練又は経験に基づく力量をもつことを確実にすること。また，これに伴う記録を保持すること。
組織は，その環境側面及び環境マネジメントシステムに伴う教育訓練のニーズを明確にすること。組織は，そのようなニーズを満たすために，教育訓練を提供するか，又はその他の処置をとること。また，これに伴う記録を保持すること（4.4.2）
組織は，校正された又は検証された監視及び測定機器が使用され，維持されていることを確実にし，また，これに伴う記録を保持すること。(4.5.1）
4.5.2.1 順守に対するコミットメントと整合して，組織は，適用可能な法的要求事項の順守を定期的に評価するための手順を確立し，実施し，維持すること。
組織は，定期的な評価の結果の記録を残すこと。
4.5.2.2 組織は，自らが同意するその他の要求事項の順守を評価すること。組織は，この評価を4.5.2.1 にある法的要求事項の順守評価に組み込んでもよいし，別の手順を確立してもよい。
組織は，定期的な評価の結果の記録を残すこと。(4.5.2）
d) とられた是正処置及び予防処置の結果を記録する(4.5.3）
次の事項に対処する監査手順を確立し，実施し，維持すること。
－ 監査の計画及び実施，結果の報告，並びにこれに伴う記録の保持に関する責任及び要求事項(4.5.5）
上記の記録に加えて、手順に定めた内容への適合を証明するための記録（苦情記録,教育訓練記録、発生事象記録、緊急事態への準備のテスト報告、外部コミュニケーションに関する決定報告、環境に関係する会議の記録、利害関係者とのコミュニケーション記録など）があります。また著しい環境側面に関わる運用及び達成した結果の実証に必要な記録（プロセス監視記録、請負者及び供給者への伝達記録、環境パフォーマンス情報）などがあげられます。
またISO14004:2004が推奨している記録は,上記とも重複するが、以下の通り。
記録には，次の事項を含むとよい。
a) 適用可能な法的要求事項及び組織が同意するその他の要求事項への順守に関する情報
b) 不適合並びに是正処置及び予防処置の詳細
c) 環境マネジメントシステム監査及びマネジメントレビューの結果
d) 製品の環境属性に関する情報（例えば，化学成分及び性質）
e) 目的／目標の達成度合いの証拠
f) 教育訓練への参加に関する情報
g) 許可，ライセンス又はその他の形式の法的認可
h) 検査及び校正活動の結果
i) 運用管理（メンテナンス，設計，製造）の結果
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